Google E-Mail – eine E-Mail Signatur für jedes Google Konto.

Laut Gesetz ist es bei Firmen E-Mails Pflicht ein Impressum in jede E-Mail einzufügen. Das erleichtert es dem Empfänger, den Absender besser einzuordnen und hat noch mehrere Vorteile. So kann man die eigene Webseite mit jeder E-Mail verteilen und weitere Informationen dem Empfänger mitteilen. Jetzt muss man aber das E-Mail Impressum nicht jedes Mal per Hand eintippen, sondern kann es in Google E-Mail auch automatisieren. Dafür richtet man für jedes E-Mail Konto eine eigene Signatur ein und speichert diese ab. Nun wird diese Signatur unter jede E-Mail angefügt und ist somit dann auch rechts-sicher. Die E-Mail Signatur ist frei bestimmbar, sollte aber folgende Informationen erhalten:

Google Mail – was muss eine E-Mail Signatur enthalten ?

• Firmenname
• Firmen- Adresse
• Inhaber
• Telefonnummer
• Steuernummer (Kleinunternehmer)
• Umsatzsteuer Ident- Nummer
• Internetadresse (optional)
• Besondere Hinweise (optional)

Google Mail – wie richte ich eine E-Mail Signatur ein ?

1. Öffne Google Mail und klicke oben rechts auf das Zahnrad
2. Du landest im Registerreiter “Allgemein”
3. Scrolle hier herunter bis zu dem Punkt “Signatur”
4. Wähle dort die E-Mail Adresse aus, für die du eine Signatur einrichten willst
5. Tippe dort nun deinen Wunschtext ein
6. Scrolle weiter herunter bis zu dem Punkt “Änderungen speichern”
7. Fertig

So sieht das Textfeld aus und meine Signatur zur Social Media Zentrale

Ich habe hierzu einfach die Daten aus meinem Impressum kopiert und sie als Signatur verwendet. Dort habe ich eh schon alle vorgeschriebenen Daten stehen und für meine Signatur sind sie absolut ausreichend. Wenn ich nun eine neue E-Mail öffne, wird die Signatur automatisch unten angefügt.

Google Mail – Fazit

Kinderleicht einzurichten und erspart sehr viel Zeit. Eine E-Mail Signatur bietet sehr viele Vorteile für den Empfänger und ist dann auch rechts-sicher. Auch selber finde es immer sehr hilfreich, wenn ich in einer Signatur eine Telefonnummer vorfinde oder weitere Informationen des Absenders. Ich habe 5 E-Mail Konten in Google Mail importiert und habe auch 5 verschiedene E-Mail Signaturen. Jetzt hat man immer sofort die passende Signatur für jedes E-Mail Konto…

Nach meinen ausführlichen Anleitungen, wie richte ich eine Google E-Mail Adresse ein und wie man Web.de und GMX E-Mail Adressen importiert, komme ich hier nun zu den Labels in Google E-Mail. Die Labels sind ideal um mehr Übersicht zu bekommen und hiermit kann man Super seine E-Mails sortieren.

• [Spam] Wie kann ich am besten Spam E-Mails verhindern???
• Was ist Google Mail und wie richte ich eine Google Mail Adresse ein???
• Wie importiere ich ein Mail Konto von Web.de oder GMX nach Google Mail ???
• [Google E-Mail] Labels einrichten bringt Übersicht in die E-Mails

Was sind Google E-Mail Labels ?

Labels kann man sich als E-Mail Ordner vorstellen. Jede E-Mail, die einem bestimmten Label zugeordnet ist, wird automatisch in dieses Label einsortiert und archiviert. Labels kann man auch farbig markieren und frei benennen. Das verschafft im Posteingang einen sehr schnellen Überblick und man weiß sofort, an wen die Mail gerichtet war. Gerade wenn man mehrere E-Mail Konten in Google Mail importiert, ist es einfacher seine Mails zu überblicken und auch zu sortieren. Hier einmal eine Übersicht meines Kontos

1. Hier sieht man meine angelegten Labels bzw. meine E-Mail Konten.
2. Im Posteingang fällt sofort auf das durch die unterschiedlichen Farben das ganze übersichtlicher wirkt.
3. Wenn man keine Labels einrichtet wirkt es bei vielen Mail Konten schnell unübersichtlich.

Wie richte ich Google E-Mail Labels ein ?

1. Öffne dein Google Mail Konto und klicke oben rechts auf das Zahnrad Symbol.
2. Es öffnen sich die Einstellungen und hier bitte auf “Labels” klicken.
3. Die Label sind in zwei Kategorien aufgeteilt 1x die “System Label” und 1x “Label erstellen” und verwalten.

System Label bei Google E-Mail

Hier kannst du einstellen, welche Label angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen. Ich habe mal den Spam Ordner gelb markiert, da man den eigentlich immer ausblenden kann. Hier also die gewünschten Einstellungen vornehmen und das bringt schon den ersten Übersichts- Bonus in Google Mail.

Google E-Mail Konto – Labels erstellen und verwalten

In der zweiten Kategorie kann man nun seine Wunsch-Labels einrichten und verwalten. Hier habe ich so Labels eingerichtet, wie “Ablage” für E-Mails die ich dauerhaft speichern will. Dann noch einen Label “Arbeit” und weitere Ordner, die ich den Mail Adressen zugeordnet habe. Hier können noch keine Farben vergeben werden, weil das nur die Labels sind, die man neu einrichten kann und das Verhalten damit steuert, also anzeigen oder ausblenden. Wenn du hier alles nach deinen Vorlieben eingestellt hast kannst du die Einstellungen wieder verlassen und jetzt kommen wir zu den Farben.

Google E-Mail Konto – die Farben einrichten

Wenn man in der linken Seitenleiste auf das Kästchen, neben dem Label klickt, kann man hier die Farben zuweisen (1.), die man haben möchte und auch die Label und E-Mail Konten umbenennen (2.). So wird dann z.b. aus:

“eine-ganz-lange-und-schreckliche-mail-adresse@email.de” = “kurzer-name”

Jetzt hat man jedem Label seine Farbe zugewiesen und kann auch noch lange Namen abkürzen und so die Übersichtlichkeit nochmals steigern.

Google E-Mail Konto – Fazit

Wer mehrere E-Mail Konten in Google Mail importiert, kann seine Konten mit Farben und Labels sehr übersichtlich gestalten. dazu muss man nur sehr wenige und einfache Einstellungen vornehmen. Der Posteingang wirkt auch bei maximal 5 importierten E-Mail Konten nicht durcheinander, sondern glänzt mit Übersicht. Wichtigen Konten habe ich Signalfarben (gelb – rot) zugeordnet, so sehe ich, ohne auch nur den Betreff lesen zu müssen, welche Mails wichtig sind für mich und muss nicht alle Betreffzeilen lesen. Das spart Zeit beim sichten von E-Mails und alles wirkt aufgeräumter…

Im letzten Teil “Wie richte ich ein Google Mail Konto ein” hatte ich ja schon die Vorteile von Google Mail erklärt und die Oberfläche ausführlich vorgestellt. In diesem Teil erkläre ich Schritt für Schritt, wie man von Web.de oder GMX Mail Konten in sein neues Google Mail Konto importiert. Das geht übrigens auch mit anderen Mail Konten, vom Blog, seinen Webseiten oder ähnlichem. Die Vorgehensweise ist dabei immer gleich.

• [Spam] Wie kann ich am besten Spam E-Mails verhindern???
• Was ist Google Mail und wie richte ich eine Google Mail Adresse ein???
• Wie importiere ich ein Mail Konto von Web.de oder GMX nach Google Mail ???
• [Google E-Mail] Labels einrichten bringt Übersicht in die E-Mails

Mail Konto in Google Mail importieren – Konten

1. Zuerst in das Google Mail Konto einloggen und dann oben rechts auf das Zahnrad Symbol klicken.
2. Damit gelangt man zu den Google Mail Einstellungen. In den Einstellungen den Punkt “Konten” auswählen.
3. Dort “Vorhandenes POP3 E Mail Konto hinzufügen” anklicken.

Es öffnet sich nun ein weiteres Fenster. Hier nun die Web.de, GMX oder sonstige E-Mail Adresse eingeben.

Mail Konto in Google Mail importieren – die Zugangsdaten

Nun die Zugangsdaten von Web.de, GMX oder dem gewünschten E-Mail Konto einfügen. Wenn die importierten Mails auch nach E-Mail Adressen sortiert werden sollen, einen Haken bei “Eingehende Nachrichten mit folgendem Label kennzeichnen” setzen.

Jetzt wurde das importierte E-Mail Konto hinzugefügt und E-Mails die an dieses Konto gehen, können nun auch abgerufen werden. Wenn man mit Google Mail auch über dieses Konto antworten möchte sollte man auswählen “Ja, ich möchte Nachrichten auch als “deine Mail@web.de” senden.

Mail Konto in Google Mail importieren – E-Mail Konto bestätigen

Den nächsten Schritt einfach bestätigen und nun muss man sich entscheiden ob man die Mails über Google Mail senden will, oder über den Server der importierten E-Mail Adresse. Über Google Mail senden ist einfacher und auch schneller eingerichtet. Beide Optionen haben weder Vor- noch Nachteile.

Möglichkeit 1 via Google Mail einrichten. einfach auf “Nächster Schritt klicken” und noch die E-Mail bestätigen. Fertig…

Möglichkeit 2 via dem importierten Mail Server einrichten. Hierbei “Sichere Verbindung über TLS” auswählen.

Zum Abschluss kommt noch eine Bestätigungs E-Mail zu dem importierten E-Mail Konto. Also in diesem Fall bei Web.de einloggen und die E-Mail von Google bestätigen (Link anklicken) oder den Bestätigungscode in das Fenster kopieren. Es ist egal welche Methode man wählt. Beide funktionieren. Bei einer Freemail Adresse reicht aber die einfachere Methode “über Google Mail” senden völlig aus. Bei eigenen Webseiten empfiehlt es sich über den eigenen Server E-Mails zu senden.

Bestätiguns- E-Mail die an das importierte E-Mail Konto geht.

Mail Konto in Google Mail importieren – Fazit

Nach der Bestätigung kann man nun auch über Google Mail als importiertes Konto nicht nur E-Mails empfangen, sondern auch mit dieser Mail Adresse senden. Das klappt bei bis zu 5 E-Mail Adressen und man kann nun endlich völlig Spam frei leben und mit nur einer einzigen E-Mail Adresse alles übersichtlich in einem Konto verwalten. Wie man die “labels” dann auch noch farbig markieren kann, erkläre ich im nächsten Artikel.

Fragen? Na, dann her damit!